Az Alapítvány munkatársait levélben vagy telefonon érhetik el a panaszosok. Előzetes egyeztetést követően van lehetőség arra, hogy vagy a budapesti irodában, vagy szükség esetén a helyszínen személyes meghallgatásra kerüljön sor. Az előzetes postai vagy telefonos egyeztetésre azért van szükség, mert ennek során lehet kiszűrni a valóban diszkriminációs ügyeket. Sokan nincsenek azzal tisztában, hogy csak abban az esetben tud az Alapítvány Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Jogvédő Irodája jogi segítséget nyújtani, ha valakit származásával kapcsolatban ér sérelem, hátrányos megkülönböztetés, így folyamatosan érkeznek be a különböző egyéb, elsősorban szociális, büntetőjogi, családjogi panaszok is. Az előzetes szűrést követően meghallgatásra már csak kimondottan azokban az esetekben kerül sor, amikor alaposan feltételezhető az etnikai diszkrimináció gyanúja.